Berbagai macam jenis mesin absensi telah mengalami perkembangan dan juga penyempurnaan sehingga mampu meminimalisir resiko. Sebelum mengenal mesin sidik jari, hampir semua perusahaan menggunakan sistem yang canggih pada eranya yaitu menggunakan kartu atau ID card sebagai cara absen para karyawannya.
 |
| Mesin Absensi Kartu (mesinabsensi) |
Mengenal Penggunaan Mesin Absensi Kartu
Di tahun 1980an, perkembangan mesin absensi mengalami sedikit kemajuan. Bila sebelumnya hanya menggunakan tanda tangan pada buku absen, mesin kartu pun diciptakan sehingga lebih memudahkan karyawan untuk melakukan absen tanpa harus mengantri panjang. Mesin yang disebut sebagai magnetic card ini dilengkapi dengan slot kartu atau lubang dengan jam manual yang masih memiliki jarum sebagai penanda waktu utama dari sebuah perusahaan. Kemudian perkembangannya menjadi sedikit lebih maju dengan hadirnya mesin magnetic card digital yang bentuknya sedikit mirip dengan mesin gesek untuk debet kartu atau kredit.
Pembaharuan sendiri juga tidak hanya dari segi mesinnya saja tapi juga dari segi kartunya yang berbentuk digital seperti kartu ATM dengan pita magnetik dan pada kartu terdapat barcode yang digunakan sebagai penanda. Banyak sekali kelebihan yang ditawarkan oleh mesin absensi kartu ini diantarannya:
• Harga mesin murah
Mesin ini terbilang sangat murah di jamannya dan sangat cocok untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki jumlah karyawan sedikit sehingga lebih mudah dalam mengontrol kehadiran dan juga jam pulang dari pekerja.
• Terdapat pencetakan waktu yang nyata
Informasi tentang waktu kehadiran, waktu pulang, tanggal dan hari akan dicetak saat itu juga dengan jam analog tersebut sebagai penunjuk waktu tersebut sehingga informasinya nyata dan tidak ada manipulasi.
• Prosesnya cepat
Untuk mesin kartu yang digital, tidak diperlukan proses yang panjang untuk bisa teridentifikasi. Pekerja hanya cukup menggesek kartu tersebut dan data sudah akan terekam dengan baik melalui barcode tersebut. Selain itu sistemnya juga sudah terhubung dengan software komputer sehingga bisa diidentifikasi dengan cepat.
Kekurangan Mesin Absensi Kartu
Walaupun memang banyak sekali manfaat yang ditawarkan dan juga diberikan oleh mesin absensi kartu tersebut, namun masih ada beberapa kelemahan dari mesin itu yang menyebabkan absensi kartu sudah sangat ketinggalan jaman dan perlu pembaharuan diantarannya:
• Penggunaan yang kurang praktis
Apabila sebuah perusahaan masih menggunakan sistem absensi kartu yang manual, maka waktu karyawan akan terbuang cukup banyak karena proses pendataan mesin ini sangat lama. Selain itu pihak HR juga harus mencatat dan mendata kehadiran dan juga jam pulang karyawan secara manual.
• Penggunaannya tidak efisien
Mesin kartu manual menggunakan kertas biasa sebagai media absen sehingga hal ini sangat tidak praktis dan membutuhkan jumlah kertas sebagai persediaan lebih banyak. Hal ini juga merupakan pemborosan dana perusahaan dalam hal penyediaan kertas absen.
• Rentan terjadinya kecurangan
Walaupun penggunaan mesin kartu baik manual dan juga digital ini merupakan sebuah perkembangan untuk meminimalisir resiko, namun pada kenyataanya kecurangan masih saja terjadi dengan cara menitipkan kartu absen kepada karyawan lain dan meminta untuk melakukan absen apabila pemilik kartu ingin membolos ataupun datang terlambat.
• Kehilangan kartu
Karena kartu memiliki nkarakteristik yang kecil dan mungil sehingga banyak karyawan yang sering lupa membawanya apabila terburu-buru ataupun sering kehilangan kartu tersebut karena terselip atau jatuh sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi untuk membuatnya.
Oleh karena itu, penggunaan mesin absensi kartu baik manual maupun digital sudah ketinggalan jaman dan harus diganti dengan mesin yang lebih canggih untuk mengurangi atau justru menghilangkan tingkat kecurangan.
Post a Comment